La philosophie Lean consiste à améliorer les processus dans le but de satisfaire les clients en termes de besoin spécifiques, de qualité des prestations et de respect des délais avec un coût économique acceptable et maîtrisé.

Cette approche est composée de différentes méthodes (V.S.M, 5S, Méthodes de recherche de causes, Obeya, …) accessibles pour chaque fonction et chaque collaborateur dans l’entreprise. Cela leur permet de donner du sens à leur travail afin que tous œuvrent de concert à la satisfaction des besoins des clients externes et … internes (les autres collaborateurs).

D’origine Japonaise (Toyota – Lean Manufacturing), la philosophie Lean est déployée depuis quelques années dans d’autres secteurs d’activités comme la distribution, les services aux entreprises ou encore l’informatique.

Les outils, issus principalement du Lean Manufacturing, ont été repris et déclinés dans les autres départements supports (Sales, Marketing, Méthodes, Engineering, Planning, RH, Finances, etc..).

Dans ce cas, on parle de Lean Engineering, Lean Services, Lean Office, Lean Finance, Lean R&D, Lean Finance, Lean Start-up, etc…

Dans le Lean Services et Office, certains outils (ex : V.S.M – Value Stream Mapping) vont permettre d’analyser tous les processus, de pointer les « Bottle Necks » et de proposer des actions d’améliorations à court, moyen et long terme.

On va également gagner un gisement en capacité de prestation !

Si on récupère seulement ½ heure par jour et par collaborateur, la capacité récupérée sera de 3 semaines de prestation par an et par personne ! Cela correspond à 0,5 heure x 220 jours / an = 110 heures / an en prestation net.

D’autres exemples permettent d’avoir envie de s’investir dans le Lean Services ou Office comme :

• la réduction drastique du Lead Time (Délai global des prestations de 25 % à 40 %),
• la réduction de durée de traitement des dossiers (50 % à 75 %),
• l’accélération des prises de décision,
• une motivation retrouvée des équipes,
• un allègement des processus,
• une diminution des tâches inutiles,
• …

Nombreux sont les avantages qui résultent d’une approche Lean et nombreuses sont les entreprises de service, les départements office l’ayant déjà adoptée.

Répondre avec agilité aux besoins spécifiques des clients, s’adapter aux évolutions de marchés tout en maitrisant ses ressources, tels sont les enjeux du Lean Office.

Etienne Lion - Consultant Lean